FAQ / Najczęściej zadawane pytania doktorantów

  1. Kiedy będzie plan zajęć?

Doktorantów obowiązuje program kształcenia, którego realizacja jest rozłożona na cztery lata kształcenia w Szkole. Zajęcia organizowane są najczęściej z blokach, a niektóre odbywają się co tydzień, ale tylko przez część semestru, na przykład półtora miesiąca. O terminach każdych zajęć doktoranci powiadamiani są z wyprzedzeniem.

Do tej pory najczęściej realizowane przez doktorantów I roku zajęcia obejmowały:

II rok realizował:

Metodologia organizowana była dla dwóch roczników jednocześnie, w podziale wg dyscyplin.

 

  1. Nie chcę lub nie mogę uczestniczyć w zajęciach zaplanowanych dla mojego rocznika, czy mogę przesunąć ich realizację na kolejny rok?

Tak, jest taka możliwość. W takiej sytuacji należy napisać do dyrektora oraz sekretariatu z prośbą o usunięcie z grupy zajęciowej, a w nowym roku poprosić o dopisanie do grupy dla młodszego rocznika.

 

  1. Czy muszę dodawać podpięcia w USOS? Czy zgłaszać program do rozliczenia?

Nie, nie ma takiej konieczności. Podpięć dokonuje sekretariat przy zaliczaniu etapu (na koniec września każdego roku).

Nie trzeba zgłaszać programu do rozliczenia. Jest ono dokonywane przez sekretariat po upływie 20 września i po uzyskaniu przez doktoranta wszystkich zaliczeń w danym roku akademickim.

 

  1. Czy Indywidualny Plan Badawczy mogę przysłać skanem?

Nie jest to wskazane. IPB to dokument wymagany na mocy Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i musi zostać w ciągu 12 miesięcy złożony w teczce doktoranta w oryginale, z wyrażoną akceptacją promotora (lub dwóch promotorów, jeśli doktorant ma dwóch). Akceptacja może zostać wyrażona po prostu w formie podpisu promotora / ów na IPB lub w formie jego / ich podpisanego oświadczenia.

 

  1. Nie zrobiłem BHP, a zbliża się 20 września, co mam zrobić?

Zwrócić się do Działu BHP o możliwość uzyskania dostępu do kursu BHP.

 

  1. Chcę rozliczyć koszty udziału w konferencji – opłatę konferencyjną.

W tym celu należy przed konferencją złożyć wniosek o dofinansowanie. Po uzyskaniu zgody, należy dostarczyć wypełniony i podpisany załącznik do PIT 8c, jeśli dofinansowana ma być opłata konferencyjna. Załącznik musi zostać złożony w oryginale, tj. nie może być to skan ani wydruk. Po konferencji należy przynieść fakturę za opłatę konferencyjną z datą wystawienia późniejszą niż data wniosku o dofinansowanie. Jeśli opłata została opłacona z konta doktoranta, doktorant musi przedłożyć również potwierdzenie przelewu.

Zob. także Dla doktorantek i doktorantów, punkt i dokumenty pod nagłówkiem “WYJAZDY”

 

  1. Chcę zamówić inną usługę – tłumaczenie, nocleg w hotelu, zakup biletów, diety, zakup licencji na program, itp.

Procedura jest analogiczna jak powyżej – należy wystąpić z wnioskiem o dofinansowanie, w którym określony zostanie przedmiot zamówienia, celowość oraz orientacyjna kwota brutto. Wnioski należy składać PRZED danym zakupem, wydarzeniem lub wyjazdem. Wnioski złożone post factum nie będą rozpatrywane, a dokumenty kosztowe nie będą rozliczane.

Zob. także Dla doktorantek i doktorantów, punkt i dokumenty pod nagłówkiem “WSZELKIE INNE ZAPOTRZEBOWANIA”

 

  1. Czy mogę zamówić książki do zakupu przez bibliotekę?

Tak, należy złożyć wniosek o zakup (analogiczny jak w p. 7) i po akceptacji zakupu umówić się z pracownikami biblioteki na sposób zamówienia i dostawy książek. Książki są zamawiane poprzez Bibliotekę Collegium Humanisticum.

Zob. także Dla doktorantek i doktorantów, punkt i dokumenty pod nagłówkiem “WSZELKIE INNE ZAPOTRZEBOWANIA”

 

  1. Jaka jest procedura wyjazdów zagranicznych?

Procedura wyjazdów zagranicznych jest opisana na stronie Działu Nauki. Znajduje się tam również wykaz wymaganych dokumentów i formularze do pobrania i wygenerowania. Wypełnione dokumenty składa się poprzez sekretariat Szkoły, gdzie zatwierdza je dyrektor.

 

  1. Jakie obowiązują mnie terminy?

Głównym terminem jest 20 września – do tego dnia należy po I roku złożyć IPB, projekt wsparcia promotora oraz raport za I rok. Najlepiej złożyć je nieco wcześniej, jeśli treść ma sprawdzić dyrektor.

Po II roku, we wrześniu, doktorant podlega ocenie śródokresowej, zatem musi uzupełnić swoją teczkę przeznaczaną do oceny o załączniki i sprawozdanie z realizacji IPB najprawdopodobniej do pierwszych dni sierpnia. Szczegółowe terminy przedkładania dokumentów do oceny podawane są dla każdego rocznika indywidualnie.

Po III roku doktorant również przedkłada raport z działalności w ubiegającym roku akademickim.

Do 20 września należy też każdego roku uzyskać wszystkie zaliczenia z przedmiotów w USOS.

Organizacja roku akademickiego 2022/2023 – [1] [2]

 

  1. Czy raporty z działalności i sprawozdanie z IPB to to samo?

Nie, raporty dotyczą wszelkiej aktywności doktoranta i obejmują m.in. publikacje, konferencje, staże, wyjazdy terenowe, działalność popularyzatorską i organizacyjną, uczestnictwo w zajęciach, praktyki i prowadzenie zajęć, itp. Sprawozdanie z IPB dotyczy realizacji zamierzeń deklarowanych w IPB i jest w stosunku do niego wtórne. W sprawozdaniu należy odnieść się do planowanych zamierzeń i ocenić, czy zostały zrealizowane, czy też nie – w tym drugim wypadku należy wyjaśnić, dlaczego.

 

  1. Czy hologram na legitymację mogę dostać pocztą?

Nie, hologramy są drukami ścisłego zarachowania i są wydawane wyłącznie za osobistym poświadczeniem odbioru w biurze Szkoły. O ich dostępności w każdym kolejnym roku doktoranci są powiadamiani mailowo. Aby otrzymać nowy hologram, należy mieć wystawione wszystkie zaliczenia w USOS, aktualny kurs BHP i przedłożyć dokumenty wymagane na danym etapie kształcenia (tj. IPB, raport, sprawozdanie z IPB, itd.).

 

  1. Po co mi konto pocztowe na UMK / dlaczego nie dostaję maili z sekretariatu?

Wszelka korespondencja jest wysyłana na konta pocztowe na domenie UMK i z tego też konta powinna być przysyłana do sekretariatu. Posiadanie konta pocztowego na domenie UMK jest obowiązkowe dla pracowników i doktorantów.

 

  1. Kto wybiera zajęcia z modułu fakultatywnego, tzn. kursy dodatkowe 3 x 30h?

Wybór kursów jest indywidualny dla każdego doktoranta i odbywa się w porozumieniu z promotorem. Można wybierać na ich poczet wykłady ogólnouniwersyteckie bądź jakiekolwiek zajęcia z oferty wydziałów UMK. Mogą być to też zajęcia czy kursy odbywane poza UMK (na innej uczelni, komercyjne, itd.). Ich zaliczenie odbywa się na jeden z dwóch sposobów:

W ten sam sposób rozliczane są wszystkie kolejne kursy. Na ich realizację doktorant ma 4 lata.

Jeśli kurs miał mniej niż 30h, o jego zaliczeniu bądź nie na poczet jednego z 30-godzinnych kursów decyduje każdorazowo dyrektor w oparciu o opinię promotora.

 

  1. Czym ma być kurs z języka obcego?

Nie ma być to kurs nauki języka, lecz kurs stosowania języka obcego w jakiejś aktywności lub dyscyplinie, np. angielski dla celów pisania artykułów, niemiecki dla prawników, itp. Zapisów na nie dokonują doktoranci wedle uznania i decyzji. Szkoła może zorganizować zajęcia grupowe „My first article in English” w ramach tego kursu, jeśli będzie wystarczająco wielu chętnych i nadal będzie to w ofercie lektorów SPNJO.

 

  1. Czy mogę poprosić o dofinansowanie zewnętrznego kursu?

Tak, proszę złożyć wniosek o dofinansowanie. Dofinansowane nie mogą być kursy nauki języka obcego.

Zob. także Dla doktorantek i doktorantów, punkt i dokumenty pod nagłówkiem “WSZELKIE INNE ZAPOTRZEBOWANIA”

 

  1. W jakim języku są zajęcia w ARS?

Najczęściej po polsku, czasem mogą być po angielsku, jeśli prowadzący porozumiewa się po angielsku.

 

  1. Kończę 26 lat, czy muszę złożyć nowe oświadczenie do celów ubezpieczeniowych?

Tak, jest to konieczne, ponieważ po 26. roku życia wygasa ubezpieczenie przy rodzicach i doktorant będzie zgłoszony do ubezpieczenia przez uczelnię – ale na podstawie oświadczenia. Oświadczenie jest do pobrania na stronie Szkoły. Należy je dostarczyć w oryginale.

 

  1. Czy mogę podjąć pracę naukową jako pracownik naukowy albo wykładowca?

Generalnie nie, ale są pewne wyjątki, które są określone w treści Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym (art. 209 ust. 10).

 

  1. Ile godzin praktyk mnie obowiązuje i w jakiej formie mają się one odbywać? Jak je rozliczyć?

Doktorantów w ARS obowiązuje 30h praktyk. Mogą być realizowane jako zajęcia ze studentami – ich rozliczenie na poczet praktyk w ARS odbywa się na podstawie przedłożonej po ich zakończeniu karty obciążeń dydaktycznych, pobranej z dziekanatu wydziału, na którym były realizowane, lub w sekretariacie Szkoły (generuje się je z USOS-a). Na karcie podpisuje się doktorant jako pracownik, promotor i dyrektor jako jego przełożeni oraz dziekan wydziału, na którym realizowane były praktyki. Jeśli praktyki odbywane są poza UMK, w firmie bądź instytucji, należy przedstawić zaświadczenie o ich realizacji z datami, miejscem, stanowiskiem, opisem obowiązków, nazwiskiem opiekuna bądź nadzorcy i wymiarem godzin.

 

  1. Mój promotor jest na urlopie, a muszę dostarczyć podpisany IPB, co mam zrobić?

Na przedłożenie IPB w Szkole Doktorskiej (oryginału z podpisem lub inną formą uzgodnienia treści z promotorem (tzw. akceptacji) jest 12 miesięcy od daty immatrykulacji doktoranta w Szkole. Należy wcześniej ustalić z promotorem, czy będzie dostępny w momencie upływającego terminu złożenia IPB i jeśli nie będzie, IPB trzeba przygotować odpowiednio wcześniej, aby mógł otrzymać akceptację na czas. Nie ma możliwości przesunięcia terminu składania IPB. Niezłożenie IPB zaakceptowanego przez promotora w terminie może być podstawą do skreślenia doktoranta ze listy doktorantów kształcących się w Szkole.

 

  1. Czy projekt wsparcia ze strony promotora każdy z moich promotorów składa oddzielnie, czy mogą wypełnić jeden razem?

Jest do pozostawione do decyzji promotorów.

 

  1. Który z moich promotorów ma wstawić zaliczenie z seminarium?

Obydwaj mogą, wystarczy jeden. Jeśli jeden z promotorów jest spoza UMK, wygodniej będzie to robić temu, który jest pracownikiem UMK.

 

  1. Nie mam wszystkich zaliczeń w USOS.

Proszę kontaktować się bezpośrednio z prowadzącym/i zajęcia. Sekretariat nie pośredniczy w ustalaniu warunków zaliczenia i nie ma udziału w spełnianiu bądź niespełnianiu tychże przez doktorantów.

 

  1. Kiedy jest dyżur w sekretariacie?

Godziny i dni dyżurowania sekretariatu są podane na stronie Szkoły. Wizytę dobrze zapowiedzieć wcześniej mailem, bo w tym samym czasie może być planowane szkolenie pracowników lub wyjście do rektoratu.

 

  1. Czy mogę umówić się na dyżur / konsultacje z dyrektorem?

Oczywiście, proszę kontaktować się z bezpośrednio z dyrektorem, aby ustalić termin spotkania.

 

  1. Czy muszę mieć na dokumencie podpis dziekana?

To zależy od dokumentu. Przy wniosku o dofinansowanie lub wyjazd zagraniczny ze środków Szkoły – nie. Przy aplikowaniu o grant NCN – tak. Generalnie Szkoła funkcjonuje niezależnie od wydziałów, jest równorzędną jednostką i dlatego nie istnieje wymóg pozyskiwania zgody dziekana przez doktorantów szkół doktorskich. Wyjątkiem jest aplikowanie o granty, ponieważ architektura OSF nie pozwala na wybór nowych jednostek jako jednostek realizacji grantu. Tak czy inaczej, przy aplikowaniu o granty należy zgłosić ten fakt do dyrektora i przysłać do sekretariatu wniosek grantowy.

 

  1. Czy doktoranci podpisują umowę o pracę z uczelnią?

Nie, kształcenie w Szkole Doktorskiej nie tworzy stosunku pracy.

 

  1. Czy dostanę PIT od UMK?

Jest to indywidualna sprawa – jeśli wykonywana była praca na umowę z UMK i płatnikiem składek był UMK, czy też pobrane było dofinansowanie wykazywane w załączniku do PIT 8c, PIT będzie wysłany. PIT-y przygotowuje Dział Płac i to tam znajdują się na ten temat informacje.

 

  1. Jakiej wysokości jest stypendium doktoranckie?

Wysokości stypendium doktoranckiego (standardowego, finansowanego z funduszu Rektora UMK) określone zostały w Ustawie. Przed oceną śródokresową stypendium wynosi 2371,70 zł brutto. Po ocenie i pozytywnym jej wyniku: 3.653,70 zł brutto. Stypendium jest przyznawane przy rozpoczęciu kształcenia na okres 4 lat lub do momentu przedłożenia pracy do obrony.

 

  1. Kiedy dostanę stypendium?

Prawdopodobnie w listopadzie, z wyrównaniem za październik. Nowo przyjęci doktoranci muszą złożyć (wszyscy) oświadczenia do celów ubezpieczeniowych, na podstawie których zostaje zliczone stypendium i skierowane do wypłacania. Wypłacaniem stypendium zajmuje się Dział Płac.

 

  1. Dlaczego pani z sekretariatu nie odpisuje na maila?

Może być na urlopie (o którym informuje wszystkich z wyprzedzeniem). Może jest już po godzinach jej pracy. Istnieje też ryzyko, że otrzymała ostatnio bardzo dużo wiadomości i jeszcze nie zdążyła odpisać. 🙂

 

  1. Kiedy będzie legitymacja do odbioru? Czy mogę dostać ją pocztą? Czy mogę zamówić nową legitymację?

Prawdopodobnie do końca października, po jej wydrukowaniu przez Dział UCI. Nie, podobnie jak w przypadku hologramów, legitymacje są wydawane do rąk własnych za poświadczeniem odbioru.

Zamówienie nowej legitymacji jest możliwe w każdej chwili, ale zalecane przy końcu ważności hologramu na starej legitymacji. Aby otrzymać nową, należy anulować starą, co sprawia m.in., że legitymacja przestaje działać jako karta biblioteczna. Po otrzymaniu nowej przyklejany jest na nią nowy hologram. Aby zamówić nową legitymację, należy zgłosić prośbę do sekretariatu Szkoły. Zamówienie nowej legitymacji jest nieodpłatne.

 

  1. Jaką podawać afiliację w publikacjach?

Uniwersytet Mikołaja Kopernika. Jeśli dana redakcja lub instytucja wymaga podania jednostki, jest nią Szkoła Doktorska Nauk Społecznych UMK – nie wydział.

 

  1. Jaki adres ma być na fakturach za noclegi / opłaty konferencyjne / usługi?

Za noclegi w Polsce – faktura imienna, nie na UMK.

Noclegi zagraniczne – faktura imienna, nie na UMK.

Wszelkie usługi (tłumaczenia, opłaty konferencyjne, kursy, itp.) – nazwa UMK, NIP UMK (PL 879-017-72-91) i adres Gagarina 11, 87-100 Toruń.

 

  1. Co musi znaleźć się na fakturze, żeby UMK mogło ją rozliczyć?

Dane odbiorcy jak w punkcie 35, a ponadto: data wystawienia faktury, numer faktury, data realizacji usługi / dostawy, termin płatności, informacja, czy opłacono, czy jest do zapłacenia, forma płatności, kwota i waluta, dane dostawcy usługi, czyli pełna nazwa, NIP, numer podatkowy, nazwa, adres (i numer dla zagranicznych) banku, numer konta do uiszczenia opłaty, kody SWIFT/BIC/IBAN dla faktur zagranicznych. Powinna być też opisana zrealizowana usługa, czyli np. tłumaczenie artykułu, nocleg, opłata konferencyjna, itp.

 

  1. Czy mam się rejestrować na coś w USOS?

Nie, zapisy na zajęcia są dokonywane przez sekretariat. Doktoranci nie muszą się na nic zapisywać, chyba że mają życzenie brać udział w zajęciach innych jednostek.

 

  1. Czy przysługuje mi “okularowe” albo stypendium socjalne?

Niestety, Ustawa ani regulaminy kształcenia doktorantów w szkołach doktorskich nie przewidują funduszu na wsparcie tego rodzaju.