Organizacja i przebieg oceny śródokresowej w roku 2024

Ramy dotyczące terminu i trybu dokonywania oceny śródokresowej w szkole doktorskiej określa art. 202 ust. 2-5 i art. 203 ust. 1 pkt. 1 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (zwanej dalej Ustawą). Zgodnie z art. 205 ust. 1 pkt. 3 Ustawy, sposób przeprowadzania oceny śródokresowej w zakresie nieregulowanym w Ustawie doprecyzowywany jest w Regulaminie szkoły doktorskiej. W przypadku Szkoły Doktorskiej Nauk Społecznych ARS UMK jest to Uchwała Nr 30 Senatu Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 23 kwietnia 2024 r. Regulamin szkoły doktorskiej Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, zwany dalej Regulaminem.

Niniejsza Informacja służy podsumowaniu i skutecznemu zakomunikowaniu obowiązujących ram organizacyjnych, terminów i zasad przeprowadzania oceny śródokresowej w Szkole Doktorskiej Nauk Społecznych ARS UMK.

1. Obowiązek i tryb przeprowadzania oceny śródokresowej

Indywidualny Plan Badawczy (dalej IPB) jest podstawowym dokumentem, na którym oparte jest kształcenie w szkole doktorskiej. IPB przygotowywany jest w porozumieniu z promotorem lub promotorami i zawiera w szczególności harmonogram przygotowywania rozprawy doktorskiej (art. 202 ust. 1 Ustawy), jak i problem badawczy, opis podstaw metodologicznych oraz termin przygotowania rozprawy doktorskiej. IPB przedstawiany jest do zatwierdzenia w szkole doktorskiej w terminie 12 miesięcy od daty rozpoczęcia kształcenia w szkole doktorskiej. Realizacja planu podlega ocenie śródokresowej w połowie okresu kształcenia określonego w programie kształcenia, a w przypadku kształcenia trwającego 6 semestrów – w trakcie czwartego semestru.

Przeprowadzona ocena śródokresowa składa się z dwóch elementów: analizy dokumentacji (vide punkt 4. Dokumenty) oraz rozmowy komisji z doktorantką/em. Z powodu obostrzeń pandemicznych bądź innych sytuacji wywołanych działaniem siły wyższej lub też trwającymi zobowiązaniami naukowo-badawczymi doktorantki lub doktoranta (np. trwający staż zagraniczny), dopuszcza się odbywanie rozmowy z wykorzystaniem środków indywidualnej komunikacji elektronicznej zapewniających bezpośrednią transmisję dźwięku i obrazu w wysokiej jakości (np. Zoom, MS Teams, Skype), jak i poufność przekazywanych informacji.

2. Terminy oceny śródokresowej w Szkole Doktorskiej Nauk Społecznych ARS UMK w roku akademickim 2024/2025

Doktorantki i doktoranci z naboru przeprowadzonego we wrześniu 2023 roku zostali zaimmatrykulowani z dniem 1 października 2023 roku. W związku z tym, termin odbywania oceny śródokresowej ustala się na wrzesień 2025 roku.

Ostatni dzień na dostarczenie pełnej dokumentacji stanowiącej podstawę oceny śródokresowej (vide: 4. Dokumenty), w tym dokonanie weryfikacji uprzednio złożonych i zatwierdzonych Indywidualnych Planów Badawczych w biurze Szkoły Doktorskiej Nauk Społecznych ARS UMK przez doktorantki i doktorantów, ustala się na dzień 20 sierpnia 2025 roku. W dniach od 21 sierpnia 2025 r. dokumentacja doktorantek i doktorantów będzie przez Szkołę Doktorską Nauk Społecznych ARS UMK udostępniana do wglądu członkom wszystkich komisji przeprowadzających ocenę śródokresową.

Rozmowy komisji z doktorantkami i doktorantami w ramach oceny śródokresowej w Szkole Doktorskiej Nauk Społecznych ARS UMK w roku akademickim 2024/2025 odbędą się w dniach 15 – 27 września 2025 roku (poniedziałek-piątek). Precyzyjny termin dla każde-j/go doktorantki/ta zostanie ustalony przez konkretną komisję wyznaczoną do oceny postępów w pracy doktorantów i doktorantek w ramach dyscypliny (1 – nauk socjologicznych, 2 – nauk o komunikacji społecznej i mediach, 3 – nauk prawnych, 4 – ekonomii i finansów, 5 – pedagogiki, 6 – geografii społeczno-ekonomicznej i gospodarki przestrzennej, 7 – nauki o polityce i administracji).

AKTUALIZACJA – terminy rozmów dla doktorantów danej dyscypliny:

ekonomia i finanse – września 2025 r. godz.16.30-18.30 – linki będą przesłane do doktorantów

psychologia –  września 2025 r. godz.  10.00

nauki o zarządzaniu i jakości –  września 2025 r. godz.10.00 –  linki będą przesłane do doktorantów

nauki o polityce i administracji –  września 2025 r. godz.10.00

nauki o bezpieczeństwie –  września 2025 r. godz.10.00

nauki prawne –  TRYB STACJONARNY ROZMÓW –  września 2025 r. godz.11.00

nauki o komunikacji społecznej i mediach – w trybie online – luty/marzec 2025

geografia społeczno-ekonomiczna i gospodarka przestrzenna –   września godz.9.00

Każda doktorantka i każdy doktorant zostaną poinformowani z miesięcznym wyprzedzeniem o wyznaczonej godzinie i miejscu bądź platformie elektronicznej do przeprowadzania rozmowy. Każdej doktorantce i doktorantowi przysługuje jeden, niepodlegający modyfikacji termin i tryb odbywania rozmowy.

Do 5 października 2025 roku komisje przeprowadzające ocenę śródokresową ustalą wyniki oceny. Protokoły dokumentujące przebieg oceny (zarówno analizy dokumentacji, jak i rozmów) oraz wyniki oceny śródokresowej zawarte w decyzjach komisji (wraz z uzasadnieniami), podpisane przez przewodniczącego komisji, zostają przekazane do Szkoły Doktorskiej Nauk Społecznych ARS UMK do  10 października 2025 r.

Wyniki oceny będą ogłaszane od 14 października 2025 roku.

3. Komisja

Ocena śródokresowa przeprowadzana jest przez komisje powoływane przez dyrektora szkoły w porozumieniu z przewodniczącymi właściwych Rad dyscyplin. W skład komisji wchodzą trzy osoby, w tym co najmniej jedna osoba zatrudniona poza podmiotem prowadzącym szkołę i posiadająca stopień doktora habilitowanego lub tytuł profesora w dziedzinie i dyscyplinie, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska doktorantki bądź doktoranta podlegającej/go ocenie. Osoba ta pełni funkcję przewodniczącej/go komisji – prowadzi jej prace, ustala terminy i sposób prowadzenia rozmów z doktorantami i doktorantkami, przygotowuje protokół oceny i decyzję komisji.

Pozostałe dwie osoby będące członkami bądź członkiniami komisji mogą być zatrudnione w podmiocie prowadzącym szkołę doktorską i są specjalistami w dziedzinie i dyscyplinie reprezentowanej przez podlegające/ych ocenie doktorantki/ów.

Osoba będąca członkiem komisji nie może pozostawać w konflikcie interesów ze szkołą, promotorem, promotorami, promotorem pomocniczym, ani z doktorantką czy doktorantem przystępującym do oceny śródokresowej. Osoba pełniąca funkcję promotora, promotora pomocniczego lub współpromotora nie może być członkiem komisji dokonującej oceny śródokresowej.

W celu przeprowadzenia oceny śródokresowej w roku 2024 powołane zostają siedem trzyosobowych komisji, po jednym składzie dla każdej z reprezentowanych przez doktorantki i doktorantów naboru 2022 dyscyplin.

Komisji przysługuje pełna niezależność w ustalaniu szczegółowych kryteriów oceny rozmów i dokumentacji przedłożonej przez doktorantów i doktorantki. Szczegółowe kryteria oceny śródokresowej, zindywidualizowane w stosunku do specyfiki dyscypliny, którymi kierować się będą komisje, zostaną wypracowane w toku analizy dokumentacji dokonywanej przez każdy ze składów komisji i zostaną zakomunikowane doktorantkom i doktorantom przed rozpoczęciem rozmów.

4. Dokumenty

Zgodnie z treścią § 31 ust. 1 – 9 Regulaminu szkół doktorskich UMK, ocena przeprowadzana jest na podstawie dokumentacji złożonej przez doktorantki i doktorantów Szkoły Doktorskiej Nauk Społecznych ARS UMK. Przedłożeniu podlegają następujące materiały:

1. Indywidualny Plan Badawczy zatwierdzony przez promotora, promotorów, lub promotora i promotora pomocniczego oraz przyjęty przez dyrektora Szkoły. IPB musi być zatwierdzony przez promotora w widoczny sposób (podpis na planie lub/i komentarz lub/i oświadczenie)!; harmonogram przygotowania rozprawy doktorskiej.
2. Sprawozdanie z realizacji Indywidualnego Planu Badawczego;
3. Wykaz opublikowanych, przyjętych do druku i złożonych do druku prac naukowych, z zaznaczeniem publikacji, które powstały we współpracy międzynarodowej;
4. Treść przynajmniej jednej, wybranej przez doktorantkę lub doktoranta publikacji, czy to opublikowanej, czy złożonej lub przyjętej do druku; liczba składanych do oceny publikacji może być większa;
5. Wykaz staży badawczych w zewnętrznych ośrodkach naukowych, w szczególności zagranicznych, w których doktorant brał udział czynny tzn. prowadził badania lub prezentował ich wyniki;
6. Wykaz wniosków złożonych przez doktoranta w konkursach uczelni lub do podmiotów zewnętrznych o finansowanie wyjazdów zagranicznych lub badań naukowych;
7. Wykaz zajęć lub warsztatów realizowanych poza obowiązkowym programem studiów, które przyczyniły się do rozwoju kompetencji miękkich doktoranta;
8. Podpisaną opinię promotora lub promotorów na temat postępów doktoranta w przygotowaniu rozprawy doktorskiej;
9. dodatkowe opinie (maksymalnie dwie) na temat doktoranta przygotowane przez uczonych z innych ośrodków naukowych, w szczególności zagranicznych, zaangażowanych w prowadzone przez doktoranta badania.

Przedłożone do oceny mogą zostać również inne dokumenty, które w ocenie doktorantki lub doktoranta poświadczają uzyskanie kompetencji lub potwierdzają osiągnięcia, które doktorantka lub doktorant wskazywał/a jako istotne dla rozwoju sylwetki badawczej w Indywidualnym Planie Badawczym, takie jak (lecz nie wyłącznie):

1. informacje o ocenie parametrycznej publikacji, którą przedłożono do oceny;
2. wykaz prestiżowych konferencji naukowych, podczas których doktorantka lub doktorant brali czynny udział;
3. wykaz prac badawczych prowadzonych przez doktoranta dla podmiotów zewnętrznych (patenty, spin-offy);
4. wykaz zrealizowanych praktyk naukowych lub zawodowych;
5. wykaz projektów i grantów, w których doktorantka lub doktorant partycypuje;
6. wykaz stypendiów i nagród uzyskanych od podmiotów zewnętrznych;
7. dodatkowe opinie (maksymalnie dwie) na temat doktoranta przygotowane przez uczonych z innych ośrodków naukowych, w szczególności zagranicznych, zaangażowanych w prowadzone przez doktoranta badania.

Potwierdzenia wykazywanych aktywności w postaci certyfikatów, zaświadczeń, streszczeń projektów grantowych, decyzji o przyznaniu grantów/stypendiów, itp. stanowią załączniki do wyżej określonych wykazów.

Doktoranci i doktorantki przedkładają dokumentację w wersji elektronicznej. Należy pamiętać, że w wypadku IPB, sprawozdania z realizacji IPB oraz opinii promotora/ów w wypadku dokumentacji elektronicznej należy przedstawić podpisane skany tych dokumentów. Dokumentacja, w postaci zweryfikowanej przez doktorantkę/a do 20 sierpnia 2025 r., zostaje udostępniona członkom komisji w postaci elektronicznej, zabezpieczonej hasłem lub/i udostępnionej zamkniętej i ściśle określonej grupie odbiorców.

5. Standard działań komisji oraz ustalenie wyników i decyzje kończące postępowanie

Dbałość o przejrzystość i merytoryczność przeprowadzania oceny śródokresowej spoczywa na członkach komisji.

Ocena śródokresowa kończy się wynikiem pozytywnym albo negatywnym. Komisja musi podjąć decyzję o wynikach oceny każdej/go doktorantki/ta do  5 października 2025 r.

Protokoły dokumentujące przebieg oceny (zarówno analizy dokumentacji, jak i rozmów) oraz wyniki oceny śródokresowej zawarte w decyzjach komisji wraz z uzasadnieniami, podpisane przez przewodniczącego komisji, zostają przekazane do Szkoły Doktorskiej Nauk Społecznych ARS UMK do 10 październik 2025 r.

Decyzje zawierające wyniki oceny śródokresowej wraz z uzasadnieniem są jawne, w związku z czym doktorantka lub doktorant, zgodnie ze standardem art. 9 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta postępowania i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt. Treść protokołów może być także udostępniana w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Decyzje kończące postępowanie i stwierdzające wynik oceny śródokresowej wydawane są doktorantkom i doktorantom oraz ich promotorom i/lub promotorom pomocniczym od dnia 14 października 2025 r. Zgodnie z Regulaminem szkół doktorskich UMK, w terminie 14 dni od otrzymania lub odbioru decyzji przysługuje złożenie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy do Rektora UMK.

6. Administracyjne skutki wyniku oceny

Na podstawie wyniku oceny śródokresowej zakomunikowanej w decyzji kończącej postępowanie podejmowana jest decyzja o dalszych losach doktorantki lub doktoranta zgodnie z Art. 203 ust. 1 pkt. 1 Ustawy w wypadku wyniku negatywnego lub Art. 209 ust. 4 pkt 2 Ustawy w wypadku wyniku pozytywnego. Oznacza to, że negatywny wynik oceny śródokresowej skutkuje skreśleniem doktoranta z listy doktorantów, zaś pozytywny podwyższeniem kwoty miesięcznego stypendium doktoranckiego otrzymywanego w szkole doktorskiej do minimum 57% wynagrodzenia profesora (po miesiącu, w którym została przeprowadzona ocena śródokresowa).

Harmonogram